Cách Nhập Khẩu Mỹ Phẩm Thái Lan: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Những Nhà Nhập Khẩu Việt Nam

Bước 1: Xác định mô hình kinh doanh trước, sau đó tìm kiếm sản phẩm

Nhiều nhà nhập khẩu mới bắt đầu từ những sản phẩm đang xu hướng, rồi mới suy nghĩ về cách đưa nó vào. Thứ tự an toàn hơn là ngược lại: quyết định mô hình kinh doanh của bạn, vì mô hình đó sẽ xác định loại giấy phép, quy mô đơn hàng và loại nhà cung cấp mà bạn cần.

Có ba mô hình thường được những nhà kinh doanh Việt Nam sử dụng cho mỹ phẩm Thái:

• **Nhà nhập khẩu và nhà phân phối sản phẩm có thương hiệu.** Bạn đưa thương hiệu Thái Lan đã tồn tại vào thị trường, chẳng hạn như dòng skincare Thái đã được biết đến, rồi bán cho các cửa hàng, những người bán lại và các sàn TMĐT. Bạn cần một doanh nghiệp với giấy phép nhập khẩu, và mỗi sản phẩm phải được thông báo với cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm dưới tên công ty của bạn trước khi lưu thông.
• **Người bán lại từ những nhà nhập khẩu chính thức tại Việt Nam.** Bạn mua từ những nhà phân phối đã nắm giữ đăng ký thông báo. Vốn nhỏ hơn, không phải lo về hải quan, nhưng lợi nhuận mỏng hơn và bạn phụ thuộc vào hàng tồn kho của những người khác. Phù hợp để kiểm tra thị trường trước khi nhập khẩu riêng.
• **Thương hiệu riêng (private label hoặc OEM mỹ phẩm).** Bạn sản xuất mỹ phẩm Thái với thương hiệu của riêng bạn thông qua nhà máy đối tác tại Thái Lan. Quy trình dài hơn, nhưng bạn nắm quyền kiểm soát thương hiệu và giá cả. Đăng ký thông báo vẫn bắt buộc, với tài liệu từ nhà máy sản xuất.

Những câu hỏi cần trả lời trước khi tiến hành:

• Ai là người mua cuối cùng của bạn: các cửa hàng sắc đẹp, phòng khám, những người bán lại trực tuyến, hay người tiêu dùng trực tiếp?
• Bạn có thể chờ bao lâu từ khi thanh toán cho đến khi có thể bán hàng? Nhập khẩu hợp pháp có nghĩa là phải có thời gian để đăng ký thông báo và vận chuyển.
• Bạn có sẵn sàng chịu trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm tại Việt Nam không?

Nếu câu trả lời chưa rõ ràng, hãy bắt đầu là người bán lại từ những nhà nhập khẩu chính thức. Nếu đã rõ ràng và bạn muốn mở rộng, hãy tiếp tục bước tiếp theo với tư cách nhà nhập khẩu.

Bước 2: Chọn nguồn hàng Thái Lan có khả năng cung cấp tài liệu

Sai lầm lớn nhất của những nhà nhập khẩu mới là mua từ những nguồn không thể cung cấp tài liệu. Giá tại các cửa hàng bán lẻ hoặc chợ bán buôn Bangkok có thể hấp dẫn, nhưng nếu không có tài liệu từ nhà sản xuất, sản phẩm không thể được thông báo với cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm và không thể nhập vào theo đúng quy định với số lượng thương mại.

Các nguồn cung cấp thường gặp, cùng với ưu điểm và hạn chế của chúng:

• **Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu thương hiệu trực tiếp.** Tài liệu đầy đủ nhất, nhưng nhiều thương hiệu lớn chỉ phục vụ các nhà phân phối độc quyền theo từng nước và không mở đơn hàng cho những người mua mới với số lượng nhỏ.
• **Nhà phân phối chính thức phục vụ những nhà mua nước ngoài.** Một điểm đến cho nhiều thương hiệu và danh mục sản phẩm, cùng với tài liệu được cung cấp cho từng mục khi đặt hàng. ThaiNex (thainex.com) là một ví dụ về nền tảng phân phối tại Bangkok phục vụ những nhà nhập khẩu và những người bán lại từ các quốc gia khác nhau, kể cả cho mỹ phẩm Thái Lan đa danh mục như skincare Thái, sản phẩm chăm sóc cơ thể và thảo dược Thái. So sánh với các nhà phân phối khác mà bạn tìm được.
• **Chợ bán buôn và cửa hàng bán lẻ.** Phù hợp để mua mẫu và so sánh sản phẩm, nhưng thường không thể cung cấp thư chỉ định nhà sản xuất hoặc tài liệu kỹ thuật để đăng ký thông báo.
• **Sàn B2B.** Giúp dễ dàng so sánh nhiều nhà cung cấp và yêu cầu báo giá, nhưng việc xác minh vẫn là trách nhiệm của bạn.

Tài liệu mà bạn cần hỏi từ sớm nhất cho những nhà cung cấp tiềm năng:

• Có sẵn **thư chỉ định hoặc thư ủy quyền** từ chủ sở hữu thương hiệu hoặc nhà sản xuất cho bạn với tư cách là nhà nhập khẩu tại Việt Nam không?
• Có sẵn **chứng chỉ GMP** của nhà máy sản xuất và **giấy chứng nhận miễn dịch lưu hành** từ Thái Lan không?
• Có sẵn **danh sách nguyên liệu đầy đủ** kèm theo tỷ lệ phần trăm, **thông số kỹ thuật sản phẩm**, và **giấy chứng nhận phân tích** không?
• Có thể phát hành **hóa đơn và danh sách đóng gói** dưới tên công ty của bạn, và hỗ trợ **giấy chứng nhận xuất xứ (Form D)** để hưởng mức thuế ưu tiên ASEAN không?

Nhà cung cấp trả lời rõ ràng và bằng văn bản là người bạn có thể hợp tác. Nếu câu trả lời chỉ là 'sau có thể sắp xếp', hãy tìm người khác. Tài liệu được cung cấp cho từng mục khi đặt hàng, vì vậy hãy đảm bảo danh sách sản phẩm của bạn là chính thức trước khi yêu cầu.

Bước 3: Hiểu rõ về đăng ký thông báo trước khi đặt hàng bất cứ thứ gì

Tại Việt Nam, mỹ phẩm lưu thông phải có số thông báo từ cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm. Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, người đề nghị đăng ký thông báo là công ty Việt Nam được chỉ định bởi nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu thương hiệu nước ngoài. Điều này có nghĩa là đăng ký thông báo dưới tên công ty của bạn, không phải dưới tên nhà máy Thái Lan.

Tóm tắt quy trình (các quy định có thể thay đổi, luôn tham khảo quy định và hướng dẫn chính thức mới nhất từ cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm):

1. **Doanh nghiệp và giấy phép cơ bản.** Công ty của bạn cần đăng ký, có mã số doanh nghiệp với lĩnh vực kinh doanh phù hợp, và quyền truy cập vào hệ thống cấp phép trực tuyến của cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm với tư cách người đề nghị đăng ký thông báo mỹ phẩm. 2. **Đăng ký người đề nghị và tài liệu công ty.** Bao gồm thư chỉ định từ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu thương hiệu Thái Lan tuyên bố bạn là người đề nghị đăng ký thông báo tại Việt Nam. 3. **Tài liệu cho từng sản phẩm.** Thường bao gồm công thức kèm theo tỷ lệ phần trăm nguyên liệu, thông số kỹ thuật và phương pháp phân tích, chứng chỉ GMP của nhà máy, giấy chứng nhận miễn dịch lưu hành, dữ liệu an toàn và ổn định, cũng như thiết kế nhãn. 4. **Đề nghị và đánh giá.** Được thực hiện thông qua hệ thống trực tuyến; những người đánh giá có thể yêu cầu sửa đổi tài liệu. Thời gian xử lý phụ thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ và khối lượng công việc của cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm. 5. **Số thông báo và thời hạn hiệu lực.** Sau khi được phát hành, số này phải được ghi trên nhãn. Thông báo có thời hạn và cần phải gia hạn.

Những điều thường bị bỏ qua:

• **Nguyên liệu bị hạn chế.** Việt Nam tuân theo khuôn khổ Chỉ thị Mỹ Phẩm ASEAN với các quy định quốc gia bổ sung. Kiểm tra nguyên liệu và tuyên bố trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng tới.
• **Nhãn bằng tiếng Việt.** Thông tin bắt buộc trên nhãn phải bằng tiếng Việt; thường được đáp ứng bằng nhãn bổ sung (dán) được phê duyệt, được dán trước khi sản phẩm lưu thông.
• **Tuyên bố.** Những từ ngữ như làm trắng, chữa bệnh hoặc những tuyên bố y tế khác có thể bị từ chối hoặc khiến sản phẩm rơi vào danh mục khác.

Bắt đầu quy trình đăng ký thông báo song song với đàm phán nhà cung cấp, không phải sau khi hàng được gửi. Hàng tới mà chưa có thông báo không thể lưu thông và chỉ tăng chi phí kho bãi.

Bước 4: Tài liệu nhập khẩu và quy trình hải quan

Đăng ký thông báo cho phép sản phẩm lưu thông; hải quan cho phép hàng vào. Cả hai đều riêng biệt và cả hai đều phải sẵn sàng. Phần này tóm tắt tài liệu và quy trình thường được yêu cầu; chi tiết hiện tại nên được xác nhận với Tổng cục Hải quan và công ty dịch vụ hải quan của bạn.

**Tài liệu từ nhà cung cấp Thái Lan** - Hóa đơn thương mại dưới tên công ty của bạn, với mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả và Incoterms. - Danh sách đóng gói với số lượng thùng, trọng lượng và kích thước. - Vận đơn (đường biển) hoặc hóa đơn vận chuyển (đường hàng không). - Giấy chứng nhận xuất xứ Form D nếu bạn muốn hưởng mức thuế ưu tiên ASEAN (ATIGA); đảm bảo nhà cung cấp có thể sắp xếp và dữ liệu nhất quán với hóa đơn. - Giấy chứng nhận phân tích cho từng lô, và tài liệu khác được yêu cầu để kiểm tra.

**Tài liệu ở phía Việt Nam** - Mã số doanh nghiệp hoạt động như số nhận dạng nhà nhập khẩu, và các giấy phép liên quan khác theo quy định cho hàng hóa mỹ phẩm. - Số thông báo từ cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm cho từng sản phẩm được nhập khẩu; thường trở thành yêu cầu trong quy trình nhập hàng mỹ phẩm. - Tài liệu nhập hàng được đề nghị thông qua hệ thống áp dụng.

**Quy trình tóm tắt** 1. Hàng tới cảng biển hoặc sân bay. 2. Công ty dịch vụ hải quan đề nghị thông báo nhập khẩu với tài liệu hỗ trợ. 3. Thanh toán thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng nhập khẩu và các loại thuế khác áp dụng. 4. Kiểm tra tài liệu và, nếu chịu kiểm tra hàng hóa, kiểm tra hàng. 5. Phê duyệt để thải hàng, sau đó gửi đến kho của bạn.

**Mẹo thực tế** - Mã HS phải nhất quán giữa nhà cung cấp, công ty dịch vụ hải quan và tài liệu đăng ký thông báo; sự khác biệt nhỏ có thể gây ra kiểm tra. - Đừng trộn lẫn sản phẩm đã được thông báo với sản phẩm chưa được thông báo trong một lô hàng thương mại. - Lưu giữ tất cả tài liệu theo từng lô hàng trong một kho lưu trữ; cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm cũng như Hải quan có thể yêu cầu theo dõi sau.

Chọn công ty dịch vụ hải quan có kinh nghiệm xử lý mỹ phẩm, không phải chỉ chọn cái rẻ nhất. Một lô hàng bị tạm giữ tốn kém hơn chênh lệch tiền công.

Bước 5: Tính toán chi phí hạ cánh thực tế (landed cost)

Giá mà bạn thấy trong báo giá của nhà cung cấp không phải là giá gốc của bạn. Những nhà nhập khẩu mới thường xác định giá bán từ giá nhà cung cấp cộng với lợi nhuận, sau đó ngạc nhiên khi tất cả các chi phí khác xuất hiện. Sắp xếp tính toán với các nhóm chi phí sau đây.

**Chi phí sản phẩm và tài liệu** - Giá sản phẩm theo Incoterms (EXW, FOB hoặc CIF xác định những gì đã bao gồm). - Chi phí sắp xếp giấy chứng nhận xuất xứ và tài liệu xuất khẩu tại Thái Lan nếu được tính riêng. - Chi phí mẫu và gửi mẫu giai đoạn đầu.

**Chi phí quy định** - Chi phí đăng ký thông báo cho cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm cho từng sản phẩm, bao gồm chi phí tư vấn nếu bạn sử dụng dịch vụ. - Chi phí kiểm tra bổ sung nếu được yêu cầu. - Chi phí thiết kế và in nhãn bổ sung bằng tiếng Việt, cũng như lao động để dán nhãn.

**Chi phí hậu cần** - Cước vận chuyển quốc tế: đường biển (LCL hoặc FCL) cho khối lượng lớn, đường hàng không cho mẫu và đơn hàng nhỏ cần gấp. - Bảo hiểm vận chuyển. - Chi phí cảng và bến ở cả hai đầu, chi phí tài liệu vận tải, chi phí kho nếu thải hàng bị chậm. - Dịch vụ công ty hải quan và vận chuyển từ cảng đến kho.

**Thuế và bea** - Bea nhập khẩu theo mã HS; với Form D hợp lệ, mức thuế ưu tiên ASEAN có thể áp dụng cho nhiều dòng thuế. - Thuế giá trị gia tăng nhập khẩu và thuế nhập khẩu theo quy định áp dụng.

**Chi phí ẩn** - Chênh lệch tỷ giá giữa ngày báo giá và ngày thanh toán, cũng như chi phí chuyển đổi quốc tế. - Hư hỏng và khấu hao trong vận chuyển; sắp xếp dự phòng tỷ lệ phần trăm. - Vốn bị tạm giữ trong quá trình đăng ký thông báo và vận chuyển.

Công thức đơn giản: giá gốc hạ cánh trên một đơn vị = (tổng cộng tất cả các nhóm chi phí ở trên) chia cho số lượng đơn vị có thể bán. Tách riêng thuế giá trị gia tăng nhập khẩu nếu công ty của bạn có thể cộng dồn. Tính toán cho hai kịch bản khối lượng để thấy rõ ràng chi phí cố định giảm bao nhiêu trên mỗi đơn vị khi đơn hàng tăng; con số này xác định xem sản phẩm cụ thể có xứng đáng nhập khẩu hay không.

Sai lầm thường gặp của những nhà nhập khẩu mới và cách tránh

Mô hình sai lầm trong nhập khẩu mỹ phẩm Thái Lan khá nhất quán từ năm này qua năm khác. Nhận biết sớm tiết kiệm tiền và danh tiếng.

• **Mua trước, sắp xếp giấy phép sau.** Hàng tới, thông báo chưa có, hàng tồn kho ở kho bãi trong khi tiến tới ngày hết hạn. Chạy quy trình thông báo song song với đàm phán và chỉ gửi hàng sau khi có sự chắc chắn.
• **Phụ thuộc vào nhà cung cấp không thể cung cấp tài liệu.** Giá rẻ mà không có thư chỉ định, chứng chỉ GMP và giấy chứng nhận miễn dịch lưu hành không có ích gì cho nhập khẩu thương mại. Hỏi về tài liệu trước khi thảo luận về giá.
• **Bỏ qua hạn chế nguyên liệu và tuyên bố.** Sản phẩm hợp pháp tại Thái Lan chưa chắc đã đỡ được tại Việt Nam. Kiểm tra danh sách nguyên liệu và kế hoạch tuyên bố từ sớm.
• **Cân bằng giá nhà cung cấp với giá gốc.** Nếu không tính toán chi phí hạ cánh, lợi nhuận trông lớn có thể biến mất ở cảng.
• **Trộn lẫn đường dẫn.** Mang hàng với số lượng thương mại theo kế hoạch đồ vật cá nhân hoặc gửi nhỏ có rủi ro bị tạm giữ và làm hư hại hồ sơ công ty. Tách kiểm tra thị trường quy mô nhỏ khỏi nhập khẩu thương mại, và tham khảo giới hạn của nó với công ty dịch vụ hải quan.
• **Quên nhãn bằng tiếng Việt.** Sản phẩm được thông báo vẫn không thể lưu thông nếu không có thông tin bắt buộc bằng tiếng Việt.
• **Không ghi chép lô hàng.** Nếu có than phiền từ người tiêu dùng, bạn phải có thể theo dõi lô nào được bán cho ai.

**Thứ tự làm việc được đề nghị** 1. Xác định mô hình kinh doanh và danh mục sản phẩm. 2. Chọn nhà cung cấp có thể cung cấp tài liệu; yêu cầu danh sách tài liệu cho từng mục. 3. Kiểm tra nguyên liệu và tuyên bố so với quy định Việt Nam. 4. Sắp xếp công ty, giấy phép và quyền truy cập hệ thống quản lý dược phẩm và thực phẩm. 5. Đề nghị đăng ký thông báo; trong khi chờ đợi, hoàn thiện nhãn bổ sung và tính toán chi phí hạ cánh. 6. Đặt hàng, gửi, hoàn tất hải quan, dán nhãn, lưu thông.

Tất cả các quy định pháp lý trong bài viết này có tính chất tham khảo và có thể thay đổi. Xác nhận với cơ quan quản lý dược phẩm và thực phẩm, Tổng cục Hải quan và công ty dịch vụ hải quan của bạn trước khi giao dịch. Với thứ tự đúng đắn, nhập khẩu mỹ phẩm Thái Lan không phải là một canh bạc, mà là một quy trình có thể được lặp lại hàng tháng.